Kundmötet och praktik – viktigt att tänka på

BLOGG - 18 mar 2016

En erfarenhet som denna är få förunnad, sa Erik – projektledaren, häromdagen. Och visst stämmer det. Vi brukar skoja ibland och säga att, denna praktik går ut på allt annat än att behöva ”hämta kaffe” åt andra – tvärtom! Denna gång kommer vi att gå igenom hur Labbet hanterar kundmöten och vad som kan vara särskilt viktigt att tänka på.

Under våra två månader här har vi enbart hållit på med skarpa projekt som involverat riktiga kunder på ett eller annat sätt. Det är inte alltid vi får, eller behöver träffa kunden. Ibland blir vi tilldelade projekt och får information genom en brief, en nedskriven sammanfattning där man kommit överens med kunden om vad som gäller. Men oftast är det vi själva som träffar kunden för att ta reda på det som behövs genom att ställa relevanta frågor för att sedan fylla i en brief som vi utgår från i vårat fortsatta arbete. Din brief är ingenting din kund har tillgång till, utan finns där som stöd i ditt egna arbete.

Ibland är det lätt att sväva iväg, vi arbetar ju trots allt inom en kreativ bransch där inspirationen är en viktig del, som vi diskuterade i förra inlägget. Men det innebär inte att kunden får glömmas bort. Det är dennes åsikt som är avgörande och den kan förändras beroende på intrycket du gör. Därför finns det viktiga punkter som vi brukar tänka på inför ett kundmöte, och vi har valt fem stycken som vi tycker är avgörande.

  1. 1. Gör din läxa innan mötet

Lär dig allt du kan om din kund. Utnyttja alla kanaler som finns tillgängliga för att få reda på så mycket du kan om kunden, företaget, produkten och så vidare. Fråga aldrig din kund något du själv kan hitta svaret på, annars finns risk att du uppfattas som oförberedd och inte särskilt engagerad.

  1. 2. Förbered frågorna

Ställ frågor som fokuserar på kundens behov, såväl generella som specifika, för att effektivisera och få fram relevant fakta. Ställ följdfrågor så du får de svar du behöver för att kunna utföra ditt arbete. Men ställ inte frågor bara för att ställa dem. Försök få till en naturlig dialog istället för att kunden ska känna sig intervjuad eller utfrågad.

  1. 3. Positivt första intryck

Börja alltid med att tacka kunden för tidsåtagandet, även fast de själva föreslagit mötet. Kom i tid och väl förberedd. Tänk på detaljer som material, lämpligt rum med rätt utrustning och fika bland annat, för att bygga upp rätt stämning. Kunden ska lämna mötet med en positiv känsla så lägg ner tid på att göra deras besök så trevligt som möjligt.

  1. 4. Håll dig till planen

Ha ständig koll på att du följer din tidsplan och att frågorna i din brief är besvarade. Informera din kund med jämna mellan rum om var ni ligger tidsmässigt för att förhindra eventuell förvirring. Om nya frågetecken uppstår, se genast till att de klaras upp istället för att göra på ditt sätt och riskera en missnöjd kund som vill att du gör om, gör rätt.

  1. 5. Vänd dig till alla

När du håller en presentation ska du tala till hela publiken och få ögonkontakt med alla deltagare för att visa att du värdesätter samtligas åsikter. Gör inte misstaget att enbart kommunicera med en högre chef bara för att hen är den slutgiltiga beslutsfattaren. Du kommer med stor sannolikhet behöva övertyga resten av teamet också för att de ska vilja göra affärer med dig. Chefen förlitar sig på sina medarbetare och deras spetskunskaper så deras åsikter är minst lika viktiga.

 

Och glöm inte att ha kul! Det syns när man har kul.

YOLO/ Strateg Labb